Si sa che ad oggi uno degli aspetti che più incide sulla qualità della vita all’interno di un’azienda riguarda tutte quelle attività coinvolte in ciò che viene solitamente definito con la voce “gestione del personale”, laddove con il termine “personale” si intendono proprio le risorse umane di un’azienda. In questo articolo proporremo una panoramica sulle funzionalità dei software di gestione del personale arricchita da un esempio pratico riguardante il contesto dell’analitica HR e la problematica dell’assenteismo.
Iniziamo elencando le 4 funzionalità generali inerenti al contesto applicativo di questi software:
- Attività di monitoraggio per tenere sempre il conto delle presenze e dell’orario di lavoro effettivo di ogni dipendente, e per una gestione semplificata delle richieste di ferie e permessi.
- Registro informazioni per stilare report e approfondire con metodo analitico tutte le criticità che riguardano una realtà aziendale. È importante però che il software prescelto, nel trattamento dati, rispetti il GDPR.
- Comunicazioni interne che riguardano la vita aziendale e i continui aggiornamenti sulle metodiche di lavoro con lo scopo di agevolare qualsiasi tipo di interazione fra il dipartimento HR e i dipendenti. La Direzione può così diramare comunicati o condividere file in modo istantaneo e senza intoppi. Lo stesso vale per il dipendente nel momento in cui deve interfacciarsi con i propri superiori o con altri reparti.
- Pianificazione dei turni di lavoro efficace sulla base di dati affidabili su cui basare un’organizzazione delle attività funzionale al conseguimento degli obiettivi prefissati.
I due aspetti di questi software che fanno la differenza
Indubbiamente questi sono tutti elementi strategici per uno sviluppo aziendale solido e costante. Ma ciò che fa la differenza consiste essenzialmente in due aspetti:
Le potenzialità di questi software risiedono principalmente su un fattore specifico: l’usabilità. Questi software, infatti, rendono più smart la gestione del personale perché permettono di svolgere tutte le attività sopra elencate da una semplicissima interfaccia grafica disponibile sullo smartphone.
Altro fattore da non sottovalutare, che concretamente rappresenta un vantaggio assoluto, è l’eliminazione degli errori umani. Questi software tipicamente registrano i dati in modo automatico in database e garantiscono il massimo grado di precisione per ogni singola funzionalità che offrono, azzerando il data entry manuale e, quindi, riducendo il margine di errore.
I vantaggi dell’analitica HR
Premettiamo che l’analitica HR riguarda per lo più aziende di grandi dimensioni che hanno bisogno di stilare report sull’andamento del lavoro nei diversi reparti e quindi trattano grossi volumi di dati.
L’interpretazione dei dati non è semplice, soprattutto quando a partire da essi si vogliono rintracciare tendenze o trarre evidenze allo scopo di sviluppare dei processi decisionali meglio fondati. Questo aspetto è problematico proprio perché molto spesso i dati non sono affidabili e non forniscono una lettura univoca e occorre dunque affidarsi a un team di esperti specializzato nell’analitica HR.
Non a caso le grandi aziende o esternalizzano questo processo tramite consulenza, o formano un team interno che si occupa proprio di questa mansione. Sia nell’uno che nell’altro caso, si tratta però di investire denaro e risorse non indifferenti per svolgere un compito di estrema complessità, il cui esito dipende soprattutto dalla precisione con cui il software reperisce i dati.
Oggigiorno i software di gestione del personale vantano sistemi di reperimento, catalogazione e valutazione del dato affidabili. Basti pensare che sarebbe pressoché impossibile parlare di analitica HR senza l’ausilio di questi strumenti, così come diverrebbe molto complicato condurre studi o avanzare considerazioni su come migliorare la vita in azienda senza una solida base di dati concreti da cui partire. Il discorso verte anzitutto sulla qualità del dato: questi software infatti azzerano il margine di errore e garantiscono un grado di accuratezza senza eguali. Tutto viene tracciato e memorizzato in appositi database grazie ai quali è possibile stilare report sull’andamento del lavoro e svolgere delle analisi più approfondite.
Il dipartimento di risorse umane in questo modo non solo potrà svolgere al meglio le attività di gestione del personale più ordinarie, ma potrà anche fornire una solida base di evidenze che sicuramente conferirà maggiore rigore ai processi decisionali che impattano sulle performance dei dipendenti.
Come risolvere il problema dell’assenteismo sul lavoro a partire dall’analitica HR
L’analitica HR è uno strumento indispensabile per la lotta all’assenteismo sul lavoro, un fenomeno che diventa sempre più problematico per aziende e datori di lavoro. Indubbiamente la gestione dell’assenteismo diventa una priorità per il datore di lavoro che da un lato deve fronteggiare le assenze cercando di mantenere dei buoni standard di produttività in azienda, dall’altro, deve invece comprendere quando un’assenza non pianificata può diventare un vero e proprio trend che si consoliderà nel tempo.
L’assenteismo reca danni ai datori di lavoro che, per ricorrere ai ripari e non intaccare la produttività, sono costretti a investire ingenti somme di denaro. Il segreto per affrontare questo fenomeno è quello di riconoscere quanto prima possibile il suo insorgere e di comprenderne le reali motivazioni. Un dipendente può assentarsi in maniera prolungata per i più svariati motivi (problemi di salute o familiari, mobbing e bullismo, ecc.), ma solo quelli riguardanti le condizioni di lavoro possono venire trattati. Quando un dipendente valuta le condizioni lavorative come scomode, non in linea con quelle offerte generalmente dal mercato del lavoro, lontane dalle esigenze più urgenti dei lavoratori, può subentrare il fenomeno dell’assenteismo. È una delle più comuni reazioni ad uno stato di disagio che può sfociare nel burnout, ossia quando si è troppo stressati dal lavoro e viene intaccata la produttività.
L’analitica HR contribuisce non solo a scoprire quando il rischio di assenteismo è alto, ma pure a comprenderne le reali motivazioni. All’interno di una grande azienda, con molti impiegati, si possono studiare i trend sull’assenteismo. È possibile definire, attraverso uno studio delle metriche, quando gli impiegati avanzano un numero anomalo di richieste ferie o si assentano senza il giusto preavviso.
Sarà ad esempio possibile comprendere se in un determinato periodo l’azienda ha attraversato una fase in cui i carichi di lavoro erano talmente eccessivi da causare forte stress ai dipendenti e da non garantire più delle condizioni di lavoro sostenibili. Si possono anche avanzare delle valutazioni analizzando i casi specifici, come ad esempio lo studio del caso di un dipendente che abita a 40 km dal posto di lavoro e che impiega più di un’ora di tempo imbottigliato nel traffico. Costui si assenta spesso a lavoro, più del dovuto. Il datore di lavoro potrebbe a questo punto valutare se prendere delle decisioni per agevolarlo, considerando anche che non è l’unico dipendente ad abitare così lontano e che quindi un domani anche altri potrebbero presentare la stessa identica problematica. Orari di lavoro flessibili e la possibilità di lavorare da remoto potrebbero ad esempio facilitare la vita di tutti quegli impiegati che abitano così lontano dal posto di lavoro. Misure di questo tipo vengono adottate per migliorare le vita in azienda e aumentare il grado di benessere e di produttività dei lavoratori dipendenti.
Il fatto che i software di gestione del personale forniscono dei report dettagliati sul registro delle presenze e delle assenze rende possibile questo tipo di valutazioni. Specie nelle aziende di grandi dimensioni comprendere quali sono le esigenze dei dipendenti è il primo grande passo per trovare una soluzione all’assenteismo.
